Как взять под контроль платежи, лимиты и бюджеты по строительным объектам: опыт «Р.И.К. Инжиниринг»

Описание

До старта проекта процессы управления денежными средствами были распределены между различными инструментами и не представляли собой единую систему.

Отсутствие автоматизированного платежного календаря усложняло планирование денежных потоков и ограничивало прозрачность финансовой картины. Финансовой службе было сложно оперативно оценивать будущие выплаты и контролировать их влияние на бюджет.

Процесс согласования заявок на расходование денежных средств не был стандартизирован. Отсутствие единых правил и маршрутов согласования приводило к задержкам в обработке заявок и увеличивало вероятность ошибок.

Дополнительной сложностью являлся недостаточный уровень интеграции данных по объектам строительства. Это ограничивало возможности оперативного контроля затрат и подготовки аналитической отчетности в необходимых разрезах.

Компании требовалась единая система управления денежными потоками, которая позволила бы контролировать платежи и лимиты в разрезе проектов, ускорить согласование заявок и обеспечить прозрачность финансовых процессов компании. Для решения этих задач был внедрен модуль «Казначейство» системы «БИТ.ФИНАНС».

Работы начались с организационной подготовки и развертывания прототипа системы на облачной площадке заказчика. Это позволило быстро перейти к демонстрации будущих процессов и тестированию настроек.

Следующим этапом стала серия интервью с ключевыми пользователями компании. На основе собранных требований была проведена формализация бизнес-процессов и подготовлен согласованный протокол требований.

Для настройки системы были подготовлены контрольные примеры заявок, счетов и реестров платежей, максимально приближенные к реальной работе компании. На их основе моделировались и настраивались ключевые процессы:

• планирование платежей и поступлений;
• оформление заявок на расходование денежных средств;
• согласование заявок;
• формирование платежных документов;
• подготовка отчетности.

Отдельное внимание было уделено настройке маршрутов согласования. В системе реализовали как основные, так и дополнительные сценарии согласования, а также настроили матрицу прав доступа для различных подразделений: производство; снабжение; финансовый отдел; бухгалтерия; казначейство. За счет этого процесс согласования стал регламентированным и перестал зависеть от неформального взаимодействия между подразделениями.

Завершающим этапом проекта стало обучение пользователей по каждому функциональному направлению и подготовка системы к промышленной эксплуатации.